8 dicas para reduzir a inadimplência na sua clínica de Fisioterapia

A inadimplência está entre os principais problemas enfrentados por profissionais e clínicas que prestam serviços na área de Fisioterapia.

Deixar de receber por um serviço que foi prestado compromete significativamente o fluxo de caixa, a lucratividade e o crescimento do negócio, já que para a realização do serviço ocorrem custos que não são compensados com o pagamento pelo serviço prestado.

Claro que esse problema não é exclusivo dos profissionais da Fisioterapia, segundo levantamento do Serasa Experian, ao final de 2017 o número de consumidores inadimplentes no Brasil chegou a 61,2 milhões, o que representa um crescimento de 1,91% em relação ao ano de 2016. O total da dívida dos inadimplentes chega a R$ 270,5 bilhões.

O levantamento também mostrou que cada um dos inadimplentes possui quatro dívidas diferentes, em média. Contas consideradas supérfluas ou que não se mostram essenciais tendem a ter menor prioridade para o pagamento, já que os cidadãos precisam selecionar serviços essenciais como alimentação, moradia e transporte.

Portanto, é importante buscar evitar a inadimplência na sua clínica. Com algumas medidas é possível sim evitar atrasos de pagamentos e inadimplência no negócio. Para auxiliar a enfrentar esse problema, selecionamos oito ações práticas para serem aplicadas na sua clínica:

Utilize um software de gestão financeira

A gestão financeira vai muito além de registrar as receitas e despesas. É preciso planejar o fluxo de caixa futuro, identificar quais profissionais ou serviços geram maior receita, onde estão os maiores custos do negócio, quais clientes estão contribuindo mais nas receitas, qual a lucratividade de cada serviço prestado, prever despesas não recorrentes como décimo terceiro, rescisões trabalhistas, manutenção de equipamentos, entre outros.

Para uma gestão financeira minimamente qualificada, é necessário o uso de um bom sistema de gestão financeira, que irá auxiliar a identificar os pontos citados acima, além de facilitar e reduzir o trabalho necessário para o controle do fluxo de caixa.

Temos ótimas alternativas de sistemas no mercado, como o Conta Azul, NiboQuickBooks ZeroPaper, Granatum, entro outros.

Outra alternativa interessante é o Sistema ZenFisio, que além de permitir a gestão de todos processos da sua clínica de fisioterapia, como gestão de pacientes e agenda de atendimentos, também oferece um sistema completo de controle financeiro, inclusive podendo ser integrado aos atendimentos realizados na clínica, permitindo identificar quanto de receita cada fisioterapeuta gerou e quais serviços geram mais lucratividade.

Mantenha o controle do fluxo de caixa sempre atualizado

Se os registros das entradas e saídas não estão atualizados, fica muito fácil esquecer alguma informação, como por exemplo um recebimento de um cliente que não ocorreu ou uma conta a pagar que venceu e não foi paga.

Em relação aos recebimentos, inclusive o ideal é que todos pagamentos a receber previstos sejam registrados no sistema com a data programada, assim o próprio sistema pode gerar um alerta caso o recebimento não tenha sido marcado como realizado, com isso a empresa pode fazer contato rapidamente com o devedor para que este regularize a situação o quanto antes.

Muitas vezes os clientes podem até esquecer de fazer o pagamento, quando isso acontece o quanto antes você fizer contato informando do atraso, melhor para evitar que o pagamento não seja realizado.

Seja muito claro e transparente em relação a valores e contratos

Nem pensar em esconder taxas extras no momento de fechar um contrato ou enviar as cobranças, independente de ser um paciente pontual ou recorrente.

Esse tipo de situação compromete a relação entre a clínica e o cliente/paciente e pode inclusive motivar o cliente a não realizar o pagamento. Portanto, seja sempre muito claro ao definir os valores e forma de pagamento com o paciente.

Também é importante explicar o que acontece se o pagamento não for efetuado na data prevista, como juros e multas que serão cobrados pelo atraso, suspensão nos serviços e possibilidade de negativação do CPF do cliente após um tempo pré-definido de atraso no pagamento. Com essas informações, o paciente pode priorizar o pagamento devido, pelo censo de urgência criado com as informações.

Seja flexível em relação a datas de pagamento

Claro que é muito bom receber todos os pagamentos em um mesmo dia do mês. Mas para os clientes, é importante ter alternativas quanto a isso, por isso ofereça no mínimo 3 ou 4 opções de dias ou tente identificar qual o melhor dia para o paciente realizar o pagamento. Por exemplo, se ele recebe o seu salário no dia 10 de cada mês, possivelmente os melhores dias para pagamento são no dia 11 ou 12 do mês. Inclusive, essa prática contribui para evitar atraso no pagamento, já que as pessoas tendem a pagar suas contas logo após o recebimento do salário mensal.

Também é possível surgirem imprevistos, como o paciente perder seu emprego e ter dificuldades financeiras, nesse caso ser compreensível é a melhor opção, renegociando as datas de pagamento com o paciente, quem sabe com algum acréscimo no valor para compensar o atraso. Se isso acontecer é importante clareza e transparência na negociação, além, claro, de bom senso e responsabilidade de ambas as partes.

Ofereça diferentes alternativas na forma de pagamento

Hoje em dia para boa parte dos clientes a melhor forma de pagamento é o cartão de crédito, forma de pagamento que tende a ser usada cada vez mais. Portanto, não aceitar cartão de crédito ou outras formas de pagamento que surgem com a tecnologia, pode deixar o cliente desconfortável quanto a isso.

Inclusive, receber pagamentos via cartão de crédito é uma das melhoras formas de evitar inadimplência, já que em pagamentos parcelados o recebimento é garantido e a responsabilidade pela cobrança passa a ser da operadora do cartão. Claro que o ônus nesse caso são as taxas do cartão, que costumam ficar entre 3% a 5%, portanto cabe a você estudar a melhor forma de receber. Quando o pagamento for em dinheiro é possível oferecer algum benefício ou desconto adicional.

Além disso, uma boa prática é oferecer descontos em pagamentos antecipados para tratamentos longos ou pacotes com um número definido de sessões ou procedimentos.

Inclusive, essa é uma prática excelente para garantir a fidelidade dos clientes e adiantar o recebimento. Por exemplo, oferecer 15% de desconto para um tratamento clínico de longo prazo ou criar pacotes, como 8 sessões de estética, com 15% de desconto no pagamento antecipado.

Mantenha dos dados dos seus pacientes atualizados

Imagine que um paciente está com um pagamento atrasado e ao tentar fazer contato você não possui o telefone, e-mail e nenhum outro contato do cliente, ou ainda os dados do cadastro estão desatualizados.

Pois é, para evitar situações como essas faça sempre um cadastro completo dos clientes e pacientes da sua clínica, com endereço, telefones para contato, e-mail, empresa onde trabalha e o que mais pode ser útil em alguma situação. Também verifique periodicamente se os dados estão atualizados ou peça para o paciente informar qualquer alteração nos seus contatos.

Essa prática contribui até mesmo em outras situações, por exemplo ao confirmar ou lembrar o horário de uma consulta. Além, claro, de permitir identificar datas de aniversário para que você envie uma mensagem ou lembrança aos pacientes da sua clínica.

Mantenha uma relação saudável com seus pacientes e clientes

Nada é mais significativo para sua clínica que manter o cliente satisfeito, para que isso aconteça é importante, primeiro prestar um serviço de qualidade e depois se relacionar bem com os pacientes, o que acontece a partir de uma boa comunicação.

Com os recursos de tecnologia e internet, é possível utilizar vários canais de comunicação com os pacientes. Você pode utilizar o telefone, WhatsApp, e-mail, Facebook Messenger, Instagram, entre outros.

Também é interessante utilizar a internet e as redes sociais como forma de marketing, tanto para atrair novos clientes como para fortalecer a imagem da sua clínica com seus clientes. Com uma divulgação dos serviços e publicidade qualificada, é possível criar a sensação de necessidade e desejo dos seus serviços na mentalidade dos clientes/pacientes. Então, ao visualizar e lembrar da sua clínica, o paciente pode lembrar dos pagamentos a serem realizados ou pendentes e acabar priorizando.

Envie alertas para as cobranças e vencimentos

É comum as pessoas esquecerem de realizar um pagamento por simples esquecimento.

Para evitar isso é possível criar alertas a serem enviados para o paciente quando a data do pagamento estiver próxima, esse alerta pode ser por e-mail ou telefone, por exemplo. Também existem sistemas que podem enviar esses alertas de cobrança de forma automática.

Seguindo essas medidas simples você aumenta consideravelmente as chances de receber todos pagamentos sempre nas datas previstas.

Clientes inadimplentes: como resolver o problema?

Inicialmente, tente sempre saber qual o motivo do atraso no pagamento. Pois como mencionamos, pode ser apenas um esquecimento.

O melhor comportamento é estar sempre aberto a negociação e acordos. Identificado o motivo do atraso, negocie de forma clara e transparente e defina em conjunto com o cliente como será realizado os pagamentos, considerando a situação e disponibilidade de recursos do cliente. Também é fundamental reforçar o compromisso com o que foi acordado.

Nunca deixe de aplicar as multas ou juros que foram previamente informados, pois você pode estar de certa forma “premiando” os pacientes que atrasam os pagamentos e permitindo que estes atrasem novamente em outras situações.

Em última instância, se o cliente não honrar seu compromisso, considere contratar uma empresa para realizar a cobrança e até mesmo proceder a negativação do CPF junto às entidades que atuam com esse serviço.

Concluindo, mesmo que a gestão financeira não faz parte dos serviços prestados na clínica, é fundamental ter a devida atenção a este ponto e principalmente às taxas de inadimplência da clínica. Em negócios onde essa taxa é alta, é praticamente impossível manter a lucratividade e saúde financeira do negócio.

Por fim, se você enfrenta esse problema na sua clínica ou conseguiu resolver de alguma forma, compartilhe nos comentários a sua opinião e dicas a respeito!

Também pode ser do seu interesse:

Deixe seu comentário!