6 dicas de gestão contábil para clínicas e profissionais de Fisioterapia

O sucesso e a longevidade de qualquer negócio passa pela sua saúde financeira, entre alguns outros fatores centrais do negócio, claro.

Uma boa gestão contábil e financeira consiste em manter o caixa equilibrado, com boas margens de lucratividade, gerar e registrar receitas, controlar os custos/despesas, manter o pagamento de fornecedores e colaboradores em dia, além de atender as exigências legais em relação a questões tributárias e fiscais.

Manter as finanças de uma clínica em dia nem sempre é uma tarefa fácil, pois as receitas podem não se manter dentro do planejado e as despesas podem aumentar com custos não recorrentes ou imprevistos, como impostos ou necessidade de investimento em infraestrutura.

Clínicas de Fisioterapia, de estética, estúdios de pilates e fisioterapeutas de modo geral, possuem uma natureza especial em suas empresas e peculiaridades que a área de Fisioterapia e saúde impõem. Mas como qualquer negócio, é fundamental dar a devida atenção à gestão financeira para garantir o sucesso e longevidade como empresa e prestador de serviços na área.

Para auxiliar, listamos 6 dias práticas que podem ser seguidas para garantir uma boa gestão e controle das finanças:

1. Utilize um software de gestão financeira

Pode ser difícil de acreditar, mas ainda vemos muitas clínicas e fisioterapeutas não registrarem o movimento (entradas e saídas) do fluxo de caixa ou utilizar cadernos e anotações manuais para isso.

Mesmo as famosas planilhas do Excel ainda muito utilizadas, hoje em dia já se tornaram defasadas. Isso porque em planilhas a chance de falhas é muito grande e o controle acaba sendo manual e limitado, principalmente em relação a possibilidade de análises financeiras e relatórios gerenciais.

Portanto, não deixe de utilizar um bom sistema de gestão financeira, onde seja possível registrar os movimentos por tipos de contas, identificar as receitas e despesas por categorias, obter relatórios inteligentes e automáticos como extrato ou DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e principalmente, um sistema que permite a análise de seu caixa, para identificar pontos positivos e negativos do negócio, que irão lhe permitir tomar decisões mais acertadas e por consequência melhorar seus resultados.

Boas opções de software para isso são Conta Azul, Intuit Zero Paper e Nibo. Porém, estes são sistemas focados apenas na parte financeira, sem integração com processos gerais da sua clínica ou dia a dia na prestação de serviços de Fisioterapia.

Nesse sentido, recomendamos a utilização do Sistema ZenFisio, que permite uma gestão do seu financeiro, sendo um sistema completo de gestão e especializado na área de Fisioterapia. O ZenFisio possui integração do módulo financeiro com atendimentos realizados por paciente e fisioterapeutas, procedimentos, pacotes de atendimentos, comissão por fisioterapeutas, entre outros recursos que podem auxiliar e muito na organização do dia a dia na sua clínica.

2. Mantenha as contas do negócio separadas de contas pessoais

Infelizmente esse ainda é um erro comum na contabilidade de clínicas e profissionais da Fisioterapeuta, misturar despesas pessoais com as finanças e fluxo de caixa do negócio.

Fazer com que o seu negócio cubra despesas da casa, família ou compras particulares, compromete o fluxo de caixa da clínica e pode prejudicar a lucratividade no longo prazo. Outro problema é que fica muito difícil dimensionar qual a margem de retorno do seu negócio, já que a clínica está cobrindo despesas que não fazem parte da sua relação de custos para que os serviços sejam prestados aos clientes/pacientes.

O ideal é que seja definido um pró-labore ou valor mensal a ser retirado por todos os sócios e realizar a cada mês essa retirada, como custo operacional da clínica com equipe e independente do resultado do período. Somente assim é possível ter certeza do retorno dos serviços prestados e lucratividade do negócio.

3. Monitore e analise o fluxo de caixa periodicamente

Muitos comparam o fluxo de caixa de uma empresa com o funcionamento do coração dos seres humanos, pois se as coisas não vão bem, fica muito difícil uma empresa manter seu funcionamento de forma saudável ao longo do tempo.

Além disso, é importante cuidar e fortalecer a saúde financeira da empresa, registrar todas as entradas e saídas, organizar o saldo por contas bancárias e dinheiro em caixa, não atrasar pagamentos de fornecedores e pessoal e, principalmente, monitorar a entrada de pagamentos realizados pelos clientes, para evitar atrasos e inadimplência dos seus clientes/pacientes. Inclusive, já abordamos em outros artigo algumas dicas para redução da inadimplência na sua clínica.

A partir desse monitoramento constante é possível dar um passo adiante e passar a identificar os pontos fortes e fracos no caixa da sua clínica. Como os serviços e profissionais que mais geram receitas e os itens com maior representatividade nas suas despesas. Então é possível dar maior foco nos serviços mais lucrativos e tentar reduzir ou eliminar alguns custos.

4. Tenha um planejamento de receitas e despesas

Além de analisar o fluxo de caixa, é importante planejar as receitas e despesas da clínica para o futuro. Esse planejamento pode ser feito para todo ano e revisto a cada mês, para que fique alinhado aos resultados mensais e sempre atualizado.

Ao fazer o planejamento financeiro anual deve ser considerado o histórico financeiro do ano anterior e o crescimento desejado para o período. Assim é possível dimensionar o quanto de investimento será necessário em equipamentos, infraestrutura, equipe e marketing para que esse crescimento ocorra.

O planejamento também não pode ficar somente nas projeções ou em uma planilha esquecida, mas sim determinar as ações que serão realizadas a cada mês. Ao final de cada mês registre o resultado e atualize o planejamento, se necessário.

5. Organize e guarde comprovantes de contas e despesas

Na sua contabilidade é importante guardar comprovantes de pagamentos de cada mês. Até porque, muitos deles precisam ser guardados por um período mínimo de 5 anos. É uma forma de comprovar que a clínica está em dia com suas obrigações, caso haja a cobrança ou fiscalização de algum órgão competente.

Os comprovantes de pagamentos também servem para o caso de necessidade de garantia de alguns equipamentos ou serviços de fornecedores e até mesmo em questões jurídicas, no caso de algum colaborador entrar na justiça contra a empresa reivindicando direitos trabalhistas, por exemplo.

6. Emita sempre notas fiscais e comprovantes de receita

Alguns gestores podem pensar que, em uma clínica de Fisioterapia, não seja necessário a emissão de nota fiscal, mas esse é um grave engano. Qualquer prestador de serviço na área de saúde ou Fisioterapia precisa emitir nota fiscal de serviço para todos os atendimentos realizados aos pacientes e clientes.

Claro que a emissão de notas vai gerar tributos a serem pagos ao governo. O que faz parte da gestão da clínica e, quando são omitidas informações fiscais, a clínica pode ficar irregular e sofrer penalidades. Nunca esqueça que deixar de emitir nota fiscal pode ser considerado sonegação fiscal.

Como em qualquer negócio, na sua clínica ou seja qual for o seu negócio no ramo da Fisioterapia, além de prestar um serviço de qualidade para manter seus clientes satisfeitos, é importante também ter boas práticas na gestão contábil do negócio.

Portanto, independente de seguir as dicas descritas no artigo ou não, nunca esqueça da importância de assumir o controle das finanças do seu negócio, com atenção e disciplina. Não fuja de problemas de caixa e encare qualquer situação negativa com coragem e responsabilidade. O sucesso do seu negócio depende de você e seus sócios e está diretamente ligado a gestão contábil e saúde financeira da empresa.

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