Dia do Terapeuta Ocupacional: ferramentas que facilitam a rotina

Comemorar o Dia Nacional da Fisioterapia e da Terapia Ocupacional no dia 13 de outubro, também é celebrar as vitórias e as constantes evoluções das profissões.

Por isso, preparamos conteúdos exclusivos para essa data, com profissionais que utilizam o Sistema ZenFisio. Assim, mostramos como eles estão inovando nos atendimentos e na rotina de suas clínicas, através da tecnologia.

Foi a partir das necessidades de áreas como a Fisioterapia e a Terapia Ocupacional que o Sistema ZenFisio foi desenvolvido. Tendo como principal objetivo, levar ferramentas fáceis e práticas para os profissionais melhorarem a produtividade dos negócios.

Neste artigo, você acompanha uma conversa com Luciana Treumann da Silva, terapeuta ocupacional e gestora da Integrakids Terapia Ocupacional, de São José – Santa Catarina.

Ampliações e inovações: Quando melhorar a gestão?

Quando a Integrakids foi inaugurada, em 2018, apenas as terapeutas ocupacionais e sócias da clínica, Luciana Treumann e Taciana Teixeira de Almeida Bartolazi, trabalhavam no local.

O aumento da procura e demanda por atendimentos infantis na área, as levou a ampliar o negócio, e em 2020, novos profissionais integraram a equipe. Com isso, também surgiu a necessidade de utilizar um método de trabalho que trouxesse maior praticidade e produtividade a todos.

Foi quando a Luciana buscou por sistemas de gestão, para a área de atuação da clínica. Após avaliar muitos softwares, identificou o Sistema ZenFisio como o programa mais completo e adaptado às necessidades da Integrakids.

Após o período de teste de 14 dias, Luciana e Taciana optaram por utilizar o sistema e, por isso, desde 2020, integram o quadro de clientes ZenFisio.

“Um dos pontos principais foi a praticidade, porque antes fazíamos no papel, um gasto desnecessário e, hoje, tá tudo na nuvem. Além disso, também foi uma necessidade de ter um local que armazenasse tudo”, relata Luciana Treumann.

Ter as informações do negócio armazenadas em servidores seguros e disponíveis em um sistema online, como mencionado por Luciana, proporciona maior facilidade no acesso. Desta forma, não é necessário acessar o sistema de um local ou computador fixo, mas sim, apenas ter acesso à internet.

Gradualmente, a equipe se adaptou ao sistema e configurou os recursos que seriam utilizados, conforme a rotina de trabalho. Como, por exemplo, a personalização de fichas de avaliação e evolução.

“Eu e minha sócia criamos uma anamnese dentro daquilo que considerávamos que fosse o ideal e a adicionamos no ZenFisio, assim como, uma evolução personalizada. Então, já temos alguns pontos elencados para facilitar o nosso registro. Mas, cada terapeuta tem a liberdade de usar ou não”, comenta Luciana.

Apesar da liberdade sobre os modelos de avaliação/evolução a serem utilizados, Luciana e Taciana exigem que todos os profissionais façam o registro dos atendimentos. Por lei, o documento é exigido, tanto na área da Terapia Ocupacional como na Fisioterapia. Com o registro em prontuário, o profissional resguarda os atendimentos e os pacientes atendidos.

Falamos mais sobre a importância do prontuário em outro conteúdo especial do Dia do Fisioterapeuta, em que conversamos com o gestor e fisioterapeuta José Renato Bulhões.

Por ser um sistema online, que pode ser acessado de qualquer local e dispositivo, os profissionais podem se organizar conforme a rotina, para preencher o prontuário eletrônico.

Por exemplo, durante o atendimento podem colocar os tópicos principais e em outro momento, através de um celular, tablet ou computador, complementar as informações. 

Com o ZenFisio, os terapeutas da Integrakids também conseguem ter mais autonomia para os agendamentos, porque os próprios terapeutas controlam os horários de atendimento. Isso é possível, pois os profissionais conseguem compartilhar e visualizar a mesma agenda entre todos.

Luciana comenta que muitos profissionais possuem horários fixos e que o recurso da agenda e os status de agendamentos facilitam ainda mais a organização da equipe.

“Optamos por não ter secretária, porque não precisamos ficar marcando atendimento toda semana. O recurso de repetir os agendamentos ali no sistema facilita bastante para nós. Acaba que cada terapeuta coloca no ZenFisio caso haja algum cancelamento, assim, acompanhamos o que está acontecendo”, conta Treumann.

Dessa maneira, desde abril de 2020, a clínica Integrakids conta com um sistema que auxilia na produtividade e melhora o desempenho das atividades, oportunizando aos clientes uma experiência cada vez melhor.

Buscar ferramentas que sejam úteis para a rotina, agrega também para a melhora da gestão e, consequentemente, para a obtenção de resultados no negócio.

Como um sistema auxilia a gestão de um terapeuta ocupacional?

No ZenFisio os recursos são todos integrados, ou seja, a partir do momento que o terapeuta avalia ou evolui um paciente, o registro irá constar no prontuário do paciente e no relatório de atendimentos.

E esse, é um dos recursos que beneficiou a Integrakids. Antes de utilizar o sistema, Luciana e Taciana contabilizavam o número de atendimentos realizados mensalmente, de forma manual.

Para isso, precisaram desenvolver uma rotina de trabalho em que os terapeutas marcavam no papel o número de atendimentos realizados, para ser possível repassar os valores de comissão acordado entre as partes.

Mas, além do registro dos atendimentos realizados em papel, também precisavam anotar os atendimentos que haviam sido cancelados e aqueles em que houveram faltas sem aviso prévio, já que no último caso, havia cobrança.

Ao final de cada mês, quando faziam o relatório da empresa e organizavam o número de atendimentos e repasse de valores, Luciana e Taciana contabilizavam os números de cada profissional e faziam o balanço geral da Integrakids.

Desde que a clínica começou a utilizar o Sistema ZenFisio e organizar o relatório de atendimentos, o repasse aos profissionais ficou mais prático e fácil. Com os gráficos disponibilizados no sistema e os filtros de período, Luciana rapidamente consegue visualizar os dados e fazer o fechamento mensal.

“Facilitou muito em termos de gestão também, para acompanharmos o que está sendo feito, se está tendo muito cancelamento, se a criança está muito faltosa ou não. Não queremos só ganhar dinheiro com essa criança, queremos que, realmente, o tratamento seja efetivo. E ter assiduidade contribui para isso”, fala Luciana Treumann.

Além disso, outro método adotado desde que o ZenFisio começou a ser usado na clínica, é a observação dos status de agendamento dos atendimentos. Luciana comenta que costumam fazer isso, semanal ou mensalmente, de forma rápida, para acompanhar se a criança está tendo muitas faltas.

Assim, caso identifiquem que houveram muitas faltas nas sessões durante o mês, é feito contato com os responsáveis pela criança, para entender a situação e fazer o retorno ao tratamento.

Nesta conversa com a terapeuta ocupacional e gestora da Integrakids, Luciana Treumann, abordamos como os recursos de um sistema de gestão contribuem efetivamente para melhorar o andamento das atividades de um negócio e, também, no acompanhamento/evolução dos pacientes.

“Não consigo mais pensar na minha clínica sem o sistema, é inviável hoje, não tem como voltar atrás nisso”, complementa Luciana.

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Esse artigo foi produzido com o objetivo de levar mais informações relevantes e de qualidade, assim como, para homenagear os terapeutas ocupacionais por este dia e ressaltar a importância da inovação nos negócios e a valorização da profissão.

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E-mail de contato:

Luciana Treumann da Silva (CREFITO 11989-TO)