Regime tributário, impostos e emissão de notas para clínicas e profissionais de Fisioterapia

Definir a melhor opção de enquadramento fiscal e tributário, além de realizar a emissão de notas fiscais é necessário em qualquer negócio. E não é diferente para clínicas de Fisioterapia, clínicas de estética, consultórios, studios de pilates e para todos os profissionais da área.

Para a definição do enquadramento fiscal e tributário, você deve conhecer as alternativas, os benefícios de cada opção e avaliar o que melhor atende as necessidades / características do seu negócio e o que irá permitir otimizar (reduzir) os impostos a serem recolhidos.

Já o processo de emissão e envio de notas ao órgão municipal é simples e pode ser facilitado por meio dos sistemas de transmissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Além de otimizar o tempo ao evitar o preenchimento manual de dados do paciente, você não precisa disponibilizar recursos para impressão e deslocamento à prefeitura para a entrega das papeladas.

Mas, para emitir as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e) é preciso estar atento a algumas exigências e aos dados da clínica ou consultório, necessários para esse processo. Apesar de parecer complicado, emitir NFS-e ou NF-e é muito fácil e, além de ser obrigatória, a emissão eletrônica contribui para a melhor organização e gestão financeira do negócio.

Iremos abordar esses dois assuntos ao longo do artigo, para você conhecer e entender melhor as alternativas disponíveis e como beneficiar o seu negócio com as melhores práticas fiscais e de gestão contábil.

Nota fiscal: exigência obrigatória aos prestadores de serviço

Qualquer pessoa que possua um empreendimento que ofereça serviços ou produtos, a pacientes ou clientes, deve emitir notas fiscais para comprovar a entrada da receita na empresa. Para profissionais de Fisioterapia é necessário emitir notas fiscais a cada procedimento realizado.

O documento da nota fiscal garante a comprovação da venda dos produtos ou da prestação de serviços e devem ser arquivados no mínimo por 5 anos. Estar alinhado com a emissão de notas fiscais garante uma melhor organização da parte contábil e financeira da sua empresa, para que em períodos de ano fiscal, seja mais fácil administrar a comprovação dos serviços prestados e a arrecadação de tributos.

Além de estar de acordo com a fiscalização e cumprimento das normas ao que se refere a arrecadação de impostos, emitir notas fiscais garante benefícios ao paciente. Com a comprovação do serviço utilizado é possível que seu paciente possa descontar as despesas com a saúde no Imposto de Renda, por exemplo.

A emissão das notas fiscais pode ser feita diretamente pela internet em um sistema disponibilizado pela prefeitura do seu município ou então, a partir de sistemas especializados de gestão financeira e NF-e, como o Sistema ZenFisio.

Como funciona o enquadramento tributário? 

Fisioterapeutas e demais profissionais da saúde podem atuar de duas formas diferentes na parte fiscal: Pessoa Física (Autônomo ou CLT) ou Pessoa Jurídica.

É importante entender a diferença entre as alternativas para escolher a melhor opção para o seu negócio e reduzir os impostos a serem pagos.

Pessoa Física (Autônomo ou CLT)

O fisioterapeuta que atua como autônomo, exerce suas atividades de forma independente e sem vínculo empregatício.

Para os fisioterapeutas que atuam dessa forma, o cálculo da tributação é feita pelo Imposto de Renda de Pessoa Física, onde as alíquotas são definidas pela Tabela Progressiva do IRPF, que é, atualmente:

Segundo a tabela, o imposto a ser recolhido pode variar conforme os seus rendimentos como fisioterapeuta autônomo. Para rendimentos acima de R$ 1.903,98 será obrigatório o recolhimento de imposto de renda e acima de R$ 4.664,68 a alíquota será de 27,5%.

Além da tributação do imposto de renda, também é necessário realizar o cadastro na prefeitura do seu município como profissional autônomo, recolhendo, de acordo com as normas locais, o ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza).

Pessoa Jurídica (CNPJ)

Independente do porte, segmento e tipo de serviços relacionados à Fisioterapia que você irá oferecer na sua clínica ou consultório, geralmente a melhor opção é o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, formalizando seu negócio como empresa.

Como Pessoa Jurídica (PJ) é possível escolher entre três diferentes tipos de tributos, sendo eles: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Simples Nacional

É o modelo tributário recomendado e mais escolhido, por unificar o pagamento de todos os impostos em apenas uma guia chamada de DAS (Documento de Arrecadação do Simples). Em resumo, os impostos federais, nacionais e municipais são unificados. Porém, na prática, não é tão simples assim, pois há diferentes alíquotas por faixas de tributação, de acordo com seu faturamento anual, tipo de atividade e gastos com colaboradores.

No Simples Nacional, a partir de 2018, a porcentagem de imposto a ser pago por negócios da área de Fisioterapia é definida a partir do Fator R, que é a divisão entre gastos com pessoal na folha de pagamento (salários e pró-labore) e a receita bruta acumulada dos últimos doze meses.

Se o resultado do cálculo do Fator R for igual ou superior a 28%, a tributação ocorrerá no Anexo III. Se for inferior a 28%, ocorrerá no Anexo V.

O Anexo III possui taxas a partir de 6% e o Anexo V a partir de 15,50%. As alíquotas variam de acordo com o total da receita bruta acumulada nos últimos 12 meses.

O detalhamento do cálculo do Fator R, alíquotas e formas de análise para definição da melhor opção de regime fiscal e tributário é um amplo assunto e que demanda maior detalhamento, por isso, iremos abordar este conteúdo em outro artigo (em breve).

Lucro Presumido

Na opção de lucro presumido os impostos são apurados e pagos trimestralmente, utilizando como base de cálculo a receita do período. Nesse modelo considera-se o conceito de presunção de lucro do negócio de acordo com a atividade, estipulado na legislação.

Os impostos e respectivas alíquotas a serem pagas são:

• IRPJ: 1,20% caso seja uma sociedade empresária regular na Anvisa e de 4,8% caso contrário;
• CSLL: 1,08% caso seja uma sociedade empresária regular na Anvisa e de 2,88% caso contrário;
• PIS: alíquota de 0,65%;
• COFINS: alíquota de 3%;
• ISSQN: 5% para o estado de São Paulo. Consulte seu contador para consultar a alíquota do seu estado.

Lucro Real

O lucro real normalmente é mais utilizado em empresas de grande porte, devido à necessidade de maior controle e rigor na gestão financeira e contábil do negócio. Como o próprio nome diz, a tributação é feita com base no lucro real registrado contabilmente.

Os impostos e respectivas alíquotas a serem pagas são:

• IRPJ: 15%;
• CSLL: 9%;
• PIS: 1,65%;
• COFINS: 3%;
• ISSQN: de 2 a 5%, de acordo com o município.

Fisioterapeutas podem ser MEI (Micro Empreendedor Individual)?

O modelo de MEI foi criado para facilitar a formalização de prestadores de serviços informais, além de ser uma ótima opção para pagar um valor menor de imposto ao governo. O valor a ser pago fica em torno de apenas R$ 60,00 por mês.

As principais regras para enquadramento como MEI são:

• Não fazer parte do quadro societário de nenhuma outra empresa, em qualquer modelo;
• Ter faturamento anual inferior a R$ 81.000,00;
• Não possuir pendências em seu CPF e estar em dia com a Receita Federal e INSS.

Embora, um fisioterapeuta que atue como autônomo possa atender esses requisitos, atividades relacionadas a Fisioterapia não estão contempladas na tabela de atividades para o MEI. Portanto, fisioterapeutas não podem formalizar seu negócio como Micro Empreendedor Individual.

Como podemos ver, não é nada trivial entender os detalhes das alternativas legais de enquadramento fiscal e tributário para profissionais e negócios da área de Fisioterapia. E tão pouco conseguir definir a melhor opção para o seu negócio.

O recomendado é buscar serviços especializados de contabilidade, que irão lhe orientar acerca das características e vantagens de cada modelo e, ao mesmo tempo, irão realizar toda a prestação de contas e emissão de guias para recolhimento dos tributos.

Arrecadação de impostos nas três esferas fiscais

Agora que já entendemos a importância do Planejamento Tributário é preciso estar atento ao funcionamento do recolhimento dos impostos na esfera municipal, estadual e federal. Essas esferas são comandadas por uma autoridade fazendária do país que controla todos os pagamentos de impostos, geralmente chamada de Fisco. 

O órgão tem o objetivo de controlar a legislação tributária no país, estando diretamente ligada a forma que as empresas pagam seus tributos, como falamos no tópico anterior. A fiscalização evita que empresas soneguem seus impostos e estejam de acordo com o pagamento dos tributos. Com exceção da esfera Federal, as demais podem variar de acordo com a região.

• Fisco Federal: Autoridade que rege os tributos do país. Nesta categoria, se encaixa o Imposto de Renda. Outros exemplos: PIS/PASEP, FGTS, INSS, COFINS, IRPF, IRPJ e IPI.
• Fisco Estadual: Fiscalização a cargo do Governo Estadual, podendo variar a cada Estado. Neste caso, o mais conhecido é o Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS). Outros exemplos: ITCMD e IPVA.
• Fisco Municipal: Fiscalização de empresas registradas na área de cada município. Exemplos: IPTU, ISS e ITBI.

Emissão de nota fiscal e NFS-e: como funciona?

Com a tendência de muitos processos migrarem para o meio digital, cada vez mais está sendo necessário entender e se adequar às exigências solicitadas para não ficar para trás. Apesar de parecer um desafio ou um tanto burocrático, manter sua empresa atualizada com os recursos tecnológicos gera maior confiança aos pacientes, uma vez que esses também acabam sendo beneficiados com processos mais rápidos e otimizados da sua gestão.

Para iniciar a emissão de Notas Fiscais de Serviço de forma eletrônica em sua clínica ou consultório de Fisioterapia, dois pontos são necessários: Certificado Digital e Autorização pela Prefeitura. A documentação eletrônica necessita desses subsídios para ter validade jurídica para todos os documentos e notas que forem emitidas de forma eletrônica pelo seu negócio.

O Certificado Digital atesta a assinatura digital e pode ser adquirido perante uma autoridade certificadora. Com o Certificado Digital sua empresa pode autenticar Notas Fiscais Eletrônicas e outros documentos digitais. Algumas cidades não exigem o Certificado Digital, por isso é preciso verificar com a prefeitura antes de iniciar o processo de emissão de NF-e.

Antes de solicitar a Autorização pela Prefeitura certifique-se que a sua empresa já possui Alvará ou Cadastro Municipal do Contribuinte. Se esses processos já estiverem alinhados você deve ir até a Secretaria Municipal da Fazenda onde a sua clínica ou consultório se localiza e se credenciar, para que seja possível fazer a emissão de Notas Fiscais de Serviço.

Após esses processos, sua clínica já está pronta para a emissão de NF-e! Lembre-se que existem alguns dados obrigatórios na emissão, como por exemplo: CNPJ, razão social, endereço, inscrição municipal, entre outros. Além disso, armazene todos os dados e documentos de forma segura, para casos de fiscalização ou solicitações de seus pacientes.

A emissão das notas fiscais pode ser feita diretamente pelo sistema disponibilizado pela prefeitura do seu município, ou então, em sistemas especializados.

O recomendado e/ou ideal é optar por um software completo que ofereça o máximo de recursos e benefícios na gestão do seu negócio. Assim, além de otimizar os processos de gestão nas diferentes áreas da empresa, como agendamento de consultas, registro de atendimentos, controle de procedimentos e pacotes, é possível fazer a gestão financeira e emissão de notas no mesmo ambiente, tudo de forma integrada e centralizada.

Pensando em facilitar todo esse processo, o Sistema ZenFisio oferece módulos adicionais de gestão financeira e emissão de notas fiscais eletrônicas, em conjunto com todos os demais recursos de gestão e marketing para sua clínica ou consultório de fisioterapia.

Como fazer a gestão financeira, contábil e fiscal?

Após definir o regime fiscal que melhor se encaixa para sua clínica ou consultório de Fisioterapia, é o momento de organizar a gestão financeira, contábil e a emissão de notas fiscais do seu negócio. Como falamos anteriormente, para prestadores de serviço é obrigatória a emissão, como forma de comprovar à Receita Federal o capital que circula em seu negócio. 

Atualmente, os sistemas digitais tem avançado e oferecem inúmeros recursos que facilitam e otimizam o tempo de trabalho e produtividade na gestão da sua empresa. Como, por exemplo, gestão financeira com controle de receitas e despesas, integrado à emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.

Alguns benefícios e vantagens em utilizar um sistema de gestão financeira e emissão de notas fiscais:

• Gestão eficiente de receitas, despesas e movimentos financeiros;
• Controle diário do fluxo de caixa, contas a receber e a pagar;
• Organização de receitas e despesas por contas, categorias e centros de custo;
• Registro e histórico de receitas por procedimentos, pacotes e clientes;
• Lançamento de receitas integrado aos atendimentos realizados por cliente/paciente;
• Redução de custos com papel e tempo desperdiçado para organização;
• Agilidade e praticidade na emissão de notas;
• Integração de notas emitidas com movimentos financeiros e clientes;
• Relatórios gerenciais e financeiros sobre o negócio.

Como podemos ver, são inúmeras vantagens em utilizar um sistema online para gestão financeira e emissão de notas fiscais na sua clínica ou consultório.

Além disso, conte com o apoio de uma consultoria contábil para realizar os registros contábeis de acordo com seu movimento financeiro e emissão de notas, e emitir as guias de recolhimento de tributos. Assim, você garante que sua clínica ou consultório não tenha pendências fiscais, o que pode gerar multas e até mesmo a suspensão de atividades, em alguns casos.

Se você quiser ver algumas dicas a mais para otimizar as finanças e gestão contábil do seu negócio, leia o artigo: 6 dicas de gestão contábil para fisioterapeutas.

E vale lembrar que, é fundamental manter os movimentos financeiros e fiscais em dia na empresa. Não basta contar com um bom suporte e utilizar bons recursos, se você não alimenta e atualiza os sistemas utilizados. Portanto, mantenha o seu fluxo de caixa com as receitas e despesas sempre atualizados e emita sempre as notas fiscais, de acordo com os serviços realizados.