Sistema online: Quais os benefícios para a gestão?

A tecnologia integrada aos softwares já auxilia e apresenta melhoras na produtividade de equipes e na gestão de clínicas, consultórios, estúdios de pilates e negócios nas áreas da fisioterapia, estética e saúde. Utilizando um sistema online de gestão é possível automatizar tarefas diárias, além de manter os dados e documentos dos pacientes armazenados de forma segura.

Mas, afinal, quais são os principais benefícios que um sistema online proporciona para a gestão?

Dentre os principais pontos que podemos destacar, o uso de um sistema online gera praticidade, segurança, agilidade, inovação, comunicação e diferencial competitivo!

1 – Praticidade para trabalhar quando e onde quiser

Com a rotina turbulenta do dia a dia, o que mais priorizamos atualmente é a praticidade.

Em casa ou no trabalho, ferramentas práticas são sempre as principais escolhas. Por isso que o acesso a um sistema de gestão online é uma ótima opção para quem deseja desenvolver a organização e produtividade de tarefas no trabalho.

Com um sistema online é possível acessar as informações da clínica e dos pacientes em qualquer lugar. Como o nome já diz, o sistema é online e acessível por meio de navegadores da internet (como, por exemplo, o Google Chrome).

Dessa forma, basta pesquisar o nome do sistema na internet, acessar a área de login e informar o e-mail e a senha cadastrados na plataforma, para entrar na conta e visualizar as informações.

Por exemplo, com o Sistema ZenFisio é possível acessar a área de gestão apenas clicando em um botão disponível no site e em seguida, fazer o login.

Tela inicial do site do ZenFisio com botão para login no sistema.

Como o acesso é online, isso também significa que mais de um dispositivo pode acessar o sistema, de forma simultânea. Ou seja, você pode fazer login no sistema pelo computador e celular, ao mesmo tempo.

Vamos supor que você está em meio a um atendimento, e deseja manter o prontuário eletrônico do paciente aberto no computador e usar o celular para gravar o áudio do atendimento ou fotografar o paciente. É possível que os dois acessos estejam abertos e sejam atualizados automaticamente, permitindo ainda mais praticidade no registro das informações.

Diferença entre o sistema online e programas instaláveis:

O sistema online é acessado através do navegador, de qualquer lugar e dispositivo com acesso à rede de internet.

Já os programas instaláveis são softwares que necessitam de configurações básicas em um mais ou computadores, dependendo a demanda do negócio. Além de exigir espaço de armazenamento e configurações básicas para que os computadores possam utilizar o sistema, na maioria das vezes necessitam de licenças, ou seja, só podem ser acessados no dispositivo em que foi instalado e não permitem acessos remotos.

Veja um exemplo:

  • Você está em casa no fim de semana e deseja planejar a semana;
  • Com o sistema online, basta acessar pelo celular ou computador e ver as informações que deseja;
  • O programa instalável não oportuniza essa experiência, pois é necessário sempre acessar pelo mesmo computador em que foi instalado, que muito provavelmente, estará na clínica ou consultório.

Além do espaço de armazenamento, alguns programas instaláveis precisam de assistência técnica e suporte presencial, para instalação e possíveis upgrades (atualizações). Estas, podem ter custos, conforme a quantidade de dispositivos que utilizam as licenças do sistema.

Já os sistemas online, por serem acessados via internet, não ocupam espaço da memória do computador. Outra vantagem é que o suporte também pode ser realizado de forma online, sendo facilmente solicitado através do e-mail ou conversa via chat do próprio sistema, como acontece em alguns casos.

2 – Segurança para os dados dos pacientes e da gestão

Sobre armazenamento seguro dos dados, vamos iniciar com um exemplo prático:

  • Você possui um programa de gestão instalado no computador da clínica e em um dia qualquer de trabalho, o computador não liga;
  • Após chamar um técnico especializado para identificar o problema, ele informa que precisará fazer uma manutenção no computador e que irá demorar alguns dias;
  • Como fica a gestão da sua clínica durante esses dias? E se o computador não voltar a funcionar e todos os arquivos de seu computador forem perdidos?

Além desse exemplo, imagine que todos os documentos e registros fossem guardados em pastas e armários, em uma sala específica da clínica ou consultório.

Dessa maneira, os dados ficariam desprotegidos, pois, qualquer funcionário / pessoa poderia acessar as informações ou correr o risco de acidentes (como perda, roubo e/ou causas naturais).

Por isso, hoje em dia, é muito importante ter um armazenamento extra de todos os arquivos considerados importantes, ou seja, fazer o backup. De preferência faça o backup de todos os dados na nuvem, como o One Drive (da Microsoft), o Google Drive (do Google) e o iCloud (da Apple).

Ter um armazenamento na nuvem significa manter os arquivos na internet, sem estarem “presos” a um computador específico, passível de qualquer imprevisto, como demonstramos no exemplo.

O sistema online possui armazenamento em nuvem e backups diários que garantem a segurança de todos os dados registrados. Além disso, é importante manter os dados pessoais coletados conforme a LGPD, como, prontuário eletrônico com as avaliações, evoluções, documentos emitidos e armazenados e, todos os movimentos financeiros realizados na empresa.

3 – Agilidade nas tarefas rotineiras

Concordamos que procurar em pastas físicas os registros de avaliação, evolução e os movimentos financeiros de cada paciente, não é uma tarefa prática. Na rotina de uma clínica ou consultório, a agilidade é fundamental para ter mais produtividade.

Esse é outro motivo que, aposentar o registro em papel deve ser uma prioridade para o seu negócio poder evoluir.

Com um sistema online é possível registrar as informações de maneira rápida. Além de ter todos os pacientes cadastrados, com informações reunidas e fáceis de serem visualizadas, um software de gestão contribui para também ter agilidade durante o atendimento.

Isso se deve aos inúmeros recursos disponibilizados, como:

  • Cadastro fácil e rápido dos pacientes:
    • Para ter todos os dados armazenados e selecionar o paciente rapidamente no momento de um novo agendamento.
  • Cadastro de procedimentos:
    • Ter os procedimentos cadastrados em um sistema facilita o preenchimento das informações no momento do agendamento.
  • Documentos personalizados:
    • Criação de documentos com campos personalizáveis conforme o trabalho de cada profissional.
  • Gravação de atendimentos via áudio:
    • Gravação de avaliação e evolução via áudio para facilitar o registro do atendimento e não perder nenhuma informação importante relatada pelo paciente.
  • Financeiro integrado aos atendimentos:
    • Valores e procedimentos integrados aos atendimentos com lançamento automático para organizar o fluxo de caixa.
Cadastro rápido de novos pacientes e agendamento de atendimento, pelo Sistema ZenFisio.

Ter um sistema online de gestão permite uma rotina organizada para os diferentes setores da clínica ou consultório, ou, até mesmo, atuando como profissional autônomo.

Muitos softwares disponibilizam ferramentas intuitivas e fáceis de serem compreendidas, o que contribui para o fluxo de tarefas. Dessa maneira, secretária, profissional da Fisioterapia, Terapia Ocupacional e outras áreas da saúde, assim como, financeiro e marketing, atuam de forma conjunta, prática e ágil.

Tudo isso, para melhorar os resultados do negócio!

4 – Inovação que destaca da concorrência

Se você já não realiza mais registros de atendimentos no papel, ou não utiliza mais programas instaláveis, é porque percebeu que contar com um sistema online é sinônimo de inovação e motivo de destaque diante da concorrência!

Como a tecnologia está cada vez mais presente em nossas vidas, temos que estar sempre em busca de novidades e entender como adaptá-las em cada setor. Na Fisioterapia, Stúdios de Pilates, Estética, Terapia Ocupacional e outras áreas, é preciso estar atualizado quanto aos equipamentos, procedimentos e ferramentas para a gestão.

O sistema online é um grande fator para melhorar a organização e produtividade da equipe. Mas, existem softwares de gestão que também contribuem com recursos ainda mais inovadores, que impactam de forma direta na captação e fidelização de pacientes.

O Sistema ZenFisio, por exemplo, possui integrado ao software de gestão, a criação de uma página completa e personalizada no BuscaFisio. O BuscaFisio é uma plataforma de busca por profissionais e serviços da área da Fisioterapia.

O objetivo da plataforma BuscaFisio é oferecer ao público a busca por atendimentos que geram resultados inteligentes e relevantes de pesquisa, além de sugerir negócios e serviços mais próximos, de acordo com a geolocalização do visitante do site.

Além de conhecer profissionais e serviços de acordo com a geolocalização, o paciente pode solicitar agendamentos online por meio do BuscaFisio, escolhendo o dia e o horário que preferirem conforme a disponibilização da clínica.

Como as páginas de profissionais, consultórios e clínicas no BuscaFisio são cadastradas de forma integrada ao Sistema ZenFisio, é possível que os pacientes solicitem agendamentos de forma online por meio da plataforma, escolhendo o dia e o horário que preferirem, conforme as configurações definidas pela clínica.

Todas as solicitações feitas na plataforma aparecem automaticamente na agenda ZenFisio, informando que um novo agendamento online foi solicitado. Dessa maneira, é possível fazer todo o gerenciamento dos agendamentos em um só lugar.

Outro exemplo apresentado pelo ZenFisio, são os envios de lembretes, tanto de atendimento, como de pagamento.

Os envios são feitos automaticamente, o que enaltece mais uma vez a praticidade de utilizar um sistema. Isso permite que a secretária tenha mais tempo para outras tarefas e contribui para a diminuição de faltas indesejadas do paciente, pois mesmo sem haver uma ligação direta, é mantido o contato antes do atendimento.

O envio de lembrete de atendimento pelo ZenFisio pode ser feito via e-mail e SMS, de forma automática e por plataformas de comunicação, como o WhatsApp. Já o lembrete de pagamento é enviado para o e-mail do paciente, informando o procedimento, valores e data de expiração do pagamento.

Esses recursos contribuem para a organização financeira e de atendimentos da clínica ou consultório, e auxilia também os pacientes.

Lembrem que na correria do dia a dia é possível que o paciente esqueça de uma consulta ou de um pagamento, por isso, é interessante sempre manter contato e ter um bom relacionamento. Inclusive, falaremos sobre isso no último item!

5 – Comunicação para estreitar laços

Se você chegou até o último item desse artigo é porque de alguma forma ele foi útil e conveniente para o seu contexto de trabalho.

Com isso, é possível ver que oferecer algum artigo ou conteúdo que seja aplicável ao dia a dia do cliente, como dicas e cuidados para ter após o procedimento, também são uma forma de comunicar. Isso reforça o relacionamento da clínica / consultório com o paciente.

Além disso, muitos falam da importância de estar presente nas redes sociais. Mas, nem sempre, é possível dedicar um tempo maior para essa tarefa. Por isso, o ZenFisio oferece um pacote adicional específico com recursos para as atividades de Marketing.

O ZenFisio Marketing oferece recursos práticos e fáceis de aplicar na rotina da clínica e ainda contribui na comunicação e relacionamento. Como:

  • Página completa e destaque na Plataforma BuscaFisio (citada anteriormente);
  • Envio de pesquisas de satisfação;
  • Envio de mensagens de aniversário automáticas;
  • Envio de campanhas de e-mail;
  • Banco de imagens para redes sociais.

Os dois últimos itens (campanhas de e-mail e banco de imagens) contribuem diretamente para a comunicação entre clínica e paciente. Com as campanhas é possível enviar e-mails com conteúdos de qualidade e que sejam importantes para os contatos. Veja alguns exemplos de conteúdo:

  • Informações sobre agenda aberta e/ou horários disponíveis;
  • Novidades em equipamentos e procedimentos;
  • Cuidados para ter após a realização de um procedimento;
  • Informações sobre descontos ou campanhas da clínica;
  • Dicas e informações interessantes sobre os procedimentos;
  • E-mail com mensagem especial sobre uma data comemorativa;
  • Avisos em geral, como recesso ou feriados prolongados.

Além disso, o banco de imagens conta com opções editáveis e prontas, que agilizam o trabalho da postagem nas redes sociais. Para isso, basta alterar a imagem, caso desejar, e criar um texto curto para a legenda.

Após postar nas redes sociais, você estará gerando engajamento entre sua clínica e os clientes, com conteúdos importantes e informativos, o que demonstra profissionalismo e autoridade sobre os seus serviços.


Agora, fica mais fácil entender porque utilizar um sistema online de gestão contribui para a rotina de clínicas e consultórios da área da saúde.

Lembre-se que ter ferramentas inovadoras no ambiente de trabalho, auxilia positivamente para as tarefas da equipe e pode ser usado como uma forma de atrair novos clientes.

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